El coaching puede ayudar a mejorar la eficiencia de las reuniones de trabajo

Reuniones eficaces - Mireia Poch

El coaching puede ayudar a mejorar la eficiencia de las reuniones de trabajo

Recientemente, en una sesión de coaching una coachee pidió trabajar la efectividad en las reuniones de trabajo. Y de la reflexiones que surgieron escribo este post .

La utilidad de una reunión depende básicamente de la capacidad de quienes asisten a la misma.Una reunión de incompetentes solo puede dar lugar a confusión,discusiones interminables,propuestas chapuceras, malentendidos, soluciones fuera de la realidad,pérdidas de tiempo.

Una reunión es un punto de encuentro en el que:

  • Aprender
  • Comunicar de forma efectiva
  • Intercambiar puntos de vista y criterios profesionales
  • Afilar el sentido de observación de las personas que te rodean: jefes, compañeros, clientes…

 

A veces tendemos a creer que las cosas son fáciles porque parecen fáciles.
Por ejemplo: hacemos una reunión para resolver un problema concreto y el problema se solucionará.
Es decir, reunión=solución.
Pero se hace la reunión y resulta que lo primero que no sale bien es la reunión misma: confusión, datos incompletos, gente que habla mucho y escucha poco, dudas respecto a dónde está el problema o incluso respecto a si el problema es en verdad un problema.

¿En cuantas reuniones has participado considerando que estabas perdiendo el tiempo?

¿A cuantas reuniones has asistido sin conocer bien los objetivos, lo que de verdad se pretendía, el para qué de la reunión ?

 

Una reunión es un encuentro colectivo entre profesionales que merece la pena valorar como una oportunidad para demostrar nuestra verdadera talla profesional.

 

Aspectos esenciales a tener en cuenta en una reunión

 

  1. Llega puntual y verifica que tu aspecto es profesional
  2. Lee con atención los puntos del orden del dia
  3. Escucha y escucha
  4. Si te toca intervenir o te propones intervenir de forma espontánea procura diferenciar entre datos y opiniones.
    – Las opiniones o valoraciones verdaderamente útiles son aquellas apoyadas en la realidad, es decir en los datos.
    – Si no tienes datos procura que tu intervención sea breve.
  5. Si tienes datos y ya tienes previsto intervenir,hazlo de una manera profesional: escríbelos en algún soporte que puedas mostrar al resto de participantes.
  6. Tanto si intervienes de forma espontanea como si la has preparado trata de apoyarte en datos
  7. Utilizar un tono de voz normal no afectado
  8. Mirar en redondo recogiendo con la mirada a todos quienes están en la reunión
  9. No enrollarte demasiado. En una reunión lo bueno si breve dos veces bueno
  10. Evitar discusiones esteriles respecto a quien lleva razón en caso de discrepancias
  11. Evita el lenguaje negativo o las criticas a personas, estén y  no estén presentes
  12. Evita vaguedades y mantener puntos de vista faltos de consistencia
  13. Si tienes alguna propuesta que realizar procura ser concreto al máximo

 

Recuerda siempre que comunicación no es igual a lo que tú dices, sino a lo que entienden los demás.

 

Mireia Poch
Mireia Poch
mireia@mireiapoch.com

Coaching y mindfulness Solidario para profesionales

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